Карточка предприятия: для чего нужна и как ее заполнить

Карточка предприятия — это первый документ, который контрагенты запрашивают друг у друга перед заключением договора. В нем указывают данные о руководителе, юридический и фактический адрес компании, реквизиты и другую информацию, которая нужна для начала и продолжения сотрудничества. Эксперты Контур.Фокуса рассказали, на что нужно обращать внимание при составлении карточки предприятия и как сократить время на заведении данных.

Что такое карточка предприятия

Карточку предприятия еще называют карта партнера. Это своеобразная визитка контрагента, она не является обязательным документом, но ее составляют практически все предприниматели и организации.

В первую очередь визитка нужна для заключения договора. Из нее можно быстро перенести все реквизиты в договор, чтобы не тратить время на поиск информации. Да, какую-то информацию можно найти в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, например, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО руководителя. Но в то же время в государственных реестрах нет сведений о банковских счетах, почтовом адресе, телефоне, электронной почте.

Документ пригодится в ежедневной работе бизнеса:

• при заключении договора и подготовке документов — для переноса реквизитов контрагента в текст контракта, накладной, акта, счета-фактуры;
• при проверке контрагента — по ИНН, ОГРН / ОГРНИП можно проверить бизнес-партнера: найти его судебные дела, посмотреть финансовые результаты, задолженность перед приставами;
• при работе с банками или лизинговыми компаниями — при выдаче кредита, открытии счета, оформлении договора лизинга банк или лизинговая компания также могут запросить эту форму у предприятия;
• при внесении сведений в учетную систему — из документа можно перенести всю информацию о контрагенте в бухгалтерскую программу, чтобы на основании вбитых реквизитов автоматически формировать счета, накладные, акты, счета-фактуры и так далее.

Кроме того, она понадобится для работы с государственными органами, фондами или некоммерческими организациями.

Какие сведения указывают в карточке

Законодательство не регламентирует содержание карточки предприятия. Поэтому каждая компания разрабатывает форму самостоятельно, включая туда те сведения, которые посчитает нужными.

Составлять документ рекомендуется на фирменном бланке организации или ИП. Подписывать визитку предприятия или нет — каждый решает самостоятельно, так как закон этот момент не регламентирует. Всё зависит от способа передачи. Если документ передают в печатном виде, то можно его подписать, чтобы контрагент был спокоен за достоверность предоставленных сведений. Если в электронную почту — предпочтительнее формат.doc, так как из него проще копировать реквизиты.

Исходя из сложившейся бизнес-практики в карточку контрагента обязательно включают следующие сведения:

• полное и сокращенное наименование — для юрлиц, ФИО — для ИП;
• ИНН, ОГРН, КПП — для компаний, ИНН, ОГРНИП — для предпринимателей;
• виды деятельности и коды ОКВЭД;
• юридический адрес — для юрлиц, адрес регистрации и ведения деятельности — для ИП;
• должность и ФИО руководителя;
• должность и ФИО главного бухгалтера;
• должность и ФИО лица, имеющего право подписывать документы на основании доверенности;
• реквизиты документов, на основании которых действует руководитель, главный бухгалтер или иное лицо (например, Устава или доверенность);
• контактные данные: почтовый адрес, электронная почта, телефон, факс;
• банковские реквизиты: наименование банка, БИК, корреспондентский и расчетный счета.

Также можно включить дополнительную информацию, если компания посчитает ее полезной для контрагента. Это могут быть следующие сведения:

• применяемая система налогообложения — чтобы контрагент сразу понял, работает компания с НДС или без;
• информация о лицензиях: дата, номер, срок действия, наименование выдавшего ее органа — актуально для бизнеса, ведущего лицензируемую деятельность;
• банковские реквизиты валютного счета — полезно для зарубежных контрагентов;
• коды статистики: ОКПО, ОКТМО, ОКОГУ, ОКАТО, ОКФС, ОКОПФ — пригодится для предоставления государственным учреждениям.

Если организация или предприниматель часто работают с иностранными партнерами, то форму стоит перевести на английский язык, а еще лучше — на язык бизнес-партнера.При этом рекомендуется указать какие из российских идентификаторов соответствуют идентификаторам зарубежного партнера (ИНН — Tax №, ОГРН — Reg № и т.п.)

Информация о компании может периодически меняться. Например, контрагент поменяет банковский счет, ОКВЭД или юридический адрес. Поэтому карточку нужно своевременно обновлять.

Карточка предприятия для ООО

Карточка юрлица немного отличается от визитки ИП. Например, у предпринимателя нет наименования и КПП, а ОГРН заменен на ОГРНИП. Формально у ИП нет как такового юридического адреса, вместо этого указывают адрес постоянной регистрации. Поэтому далее приведем стандартные образцы карточек для ООО и ИП.

Для ООО должны быть указаны основные сведения. Она должна быть лаконична и понятна. При необходимости дополнительную информацию контрагент всегда может запросить.

Образец и бланк карточки предприятия для ООО

Для ООО форма может выглядеть следующим образом.

Скачать бланк карточки для ООО

Карточка предприятия для ИП

Форма у ИП очень похожа на тот же документ у ООО. Отличия незначительны и касаются лишь нескольких реквизитов.

Образец и бланк карточки предприятия для ИП

Карточка предприятия и карточка контрагента, в чем разница

Карточка предприятия и контрагента — это одно и то же. Обычно карточкой предприятия называют исходящий документ, который фирма передает своему бизнес-партнеру, а карточкой контрагента — входящий документ.

Где взять карточку контрагента

В официальных источниках найти визитку контрагента не получится. Ее нет ни в ЕГРЮЛ / ЕГРИП, ни в ГИР БО, ни в «Прозрачном бизнесе».

Поэтому единственный способ ее получения — прямой запрос контрагенту. Обычно доступ к визитке компании есть у каждого сотрудника, поэтому получить ее можно довольно быстро. Некоторые организации размещают этот документ также на своем официальном сайте. На практике найти ее можно в разделе «Контакты», «Реквизиты», «Связаться с нами» или в футере — нижней части сайта.

Как сделать карточку контрагента

Сделать визитку компании или предпринимателя можно с помощью бланков, которые мы привели выше. Скачайте бланки и передайте на заполнение ответственному сотруднику, например, бухгалтеру.

API Фокуса в 1С позволяет сократить время на первичной проверке контрагента до 10 раз.

Михаил Кобрин, эксперт по финансовому контролю, банкротству и оценке бизнеса