Анализ и критерии оценки поставщиков

Один и тот же товар поставляет множество компаний. У всех разные качество продукции, условия сотрудничества, деловая репутация. Чтобы выбрать контрагента с наиболее низкой ценой, при этом не потерять в качестве и избежать рисков, используют систему оценки поставщиков. Какие данные собирать и как их анализировать, рассказывают эксперты Контур.Фокуса.

Как и зачем оценивать поставщиков

Оценка поставщиков — это сбор и анализ данных об организации, которая поставляет товары. Она пригодится, когда есть несколько потенциальных партнеров, а бизнесу нужно выбрать для сделки только одного, самого надежного. Также анализ организаций помогает провести ревизию среди существующих контрагентов, чтобы отказаться от невыгодного или рискованного сотрудничества.

Оценивать поставщиков можно в двух плоскостях:

• Благонадежность. В рамках этого критерия анализируют добросовестность контрагента: его исполнительные производства, судебные споры, финансовое положение. Оценка благонадежности помогает найти возможные юридические и финансовые риски до сделки или во время длительных деловых отношений.
• Эффективность поставок. Для выбора поставщика оценивают качество и цену товаров, своевременность и гибкость поставок, условия платежей, работу с претензиями. Оценка эффективности поставок помогает найти компанию с лучшими условиями для наиболее эффективного сотрудничества.

Для полной всесторонней оценки поставщика важно анализировать оба фактора. Ниже рассмотрим, как можно работать по каждому из них.

Основные критерии при выборе надежного поставщика

Начнем с анализа добросовестности компании. Критерии оценки надежности поставщика универсальны для разных видов контрагентов. Соберите информацию и проанализируйте как минимум пять факторов.

Регистрационные данные

Среди основной информации об организации обращайте внимание на:

• Дату регистрации. Работать со «старыми» фирмами надежнее, чем с «молодыми». О новых поставщиках мало информации, нет отзывов. Процессы у открывшегося пару месяцев назад бизнеса могут быть не налажены. Небольшой срок работы необязательно указывает на недобросовестную компанию, но с такими организациями нужно быть осторожнее.
• Руководителя. Важно, чтобы надежной была не только организация, но и ее директор. Он управляет компанией, представляет ее в отношениях с бизнесом, подписывает договоры. Проверьте, в каких юрлицах человек числится директором. Если таких компаний много, возможно, перед вами массовый руководитель — это может указывать на его номинальность или на мошенническую схему.
  Проверьте директора на дисквалификацию — людям, которым назначили такое административное наказание, нельзя управлять юрлицом. Не лишним будет изучить человека на банкротство, уголовные дела, в которых он фигурировал, поискать его в базе розыска МВД.
• Адрес. Место нахождения организации стоит проверить на массовость. Возможно, офис компании просто находится в большом ТЦ и переживать не стоит. Но иногда на массовых адресах регистрируют фирмы-однодневки.
• ОКВЭД. Деятельность компании должна соответствовать основным или дополнительным кодам ОКВЭД, указанным при регистрации. Подозрительно, если организация занимается не тем, что указано в регистрационных документах.

Где брать информацию: выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, сервис ФНС «Прозрачный бизнес», база розыска МВД, Единый федеральный реестр сведений о банкротстве, Контур.Фокус.

Банкротство и ликвидация

Когда компания больше не может платить по долгам перед своими контрагентами, ее признают банкротом. Все имущество организации собирают в конкурсную массу и продают на торгах, чтобы покрыть задолженность перед кредиторами. Итог банкротства — ликвидация юрлица. Работать с такими компаниями рискованно: у них и так нет денег, чтобы покрывать текущие обязательства. Если контрагент не поставит товар, взыскать уплаченные деньги будет сложно.

Если организация проходит ликвидацию, значит, скоро она прекратит свою деятельность. В этот период кредиторы предъявляют фирме непогашенные требования, чтобы напоследок она со всеми расплатилась. Работать с юрлицами в ликвидации нужно осторожно, ведь она в любой момент закроется навсегда — можно просто не дождаться нужной поставки.

Где брать информацию: Федресурс, выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, сервис ФНС «Прозрачный бизнес», картотека арбитражных дел — поиск по делам в категории «Банкротство», Контур.Фокус.

Исполнительные производства

О долгах организации расскажут исполнительные производства. Приставы начинают их, когда компании не выплачивают задолженность добровольно. Исполнительные производства возбуждают из-за разных долгов: по налогам, штрафам, судебным решениям, госпошлинам, зарплатам сотрудникам.

Многочисленные налоговые и судебные задолженности указывают на недобросовестного контрагента. А вот штрафы от ГИБДД не так страшны, хоть и встречаются часто.

Где брать информацию: база данных исполнительных производств ФССП, Контур.Фокус.

Суды

Большинство споров организации разрешают в арбитражных судах. Это может быть неуплата налогов, срыв сроков поставки, некачественный товар, нарушение прав на товарный знак. Особое внимание обратите на дела, где компания участвует ответчиком — это значит, что к ней возникли претензии со стороны бизнеса или госорганов. Посмотрите, чем заканчивались споры: выигрывал потенциальный поставщик или суд вставал на сторону истца. Если ответчику постоянно прилетают иски, а он не может от них отбиться, это плохой знак.

Иногда организации попадают в суды общей юрисдикции. Там рассматривают дела по спорам с физлицами: трудовые, жилищные, земельные, о нарушении прав потребителей. Такие дела в меньшей степени говорят о том, как контрагент ведет бизнес, но бывают полезны для понимания его работы.

Где брать информацию: картотека арбитражных дел, ГАС «Правосудие», судебные базы судов общей юрисдикции, Контур.Фокус.

Финансы

Анализ документов о финансовом состоянии покажет, сможет ли поставщик исполнить обязательства по договору. Также это поможет убедиться, что компания завтра не станет банкротиться. В бухгалтерской отчетности организации важны показатели основных средств и запасов — это оборудование, недвижимость, сырье и материалы, которые нужны для производства продукции.

Если в динамике за три года у компании резко упала стоимость основных средств, растет кредиторская задолженность, а выручка уменьшается, это может указывать на тяжелое финансовое положение. Уровень платежеспособности компании можно узнать, если рассчитать коэффициент текущей ликвидности на основе данных из бухбаланса.

Где брать информацию: ГИРБО, Контур.Фокус.

Чтобы оценить надежность поставщика, придется проанализировать много документов и источников в интернете. Упростить проверку контрагентов поможет Контур.Фокус. Сервис собирает все нужные данные о контрагентах в одном месте, чтобы вы не искали их на разных ресурсах.

Фокус не только найдет сведения, но и проанализирует их. В экспресс-отчете сервис отметит благоприятные и неблагоприятные факторы, на которые стоит обратить внимание. Также Фокус автоматически проводит финансовый анализ, например, прогнозирует вероятность банкротства на основе данных бухгалтерской отчетности.

Больше возможностей автоматической проверки контрагента дает скоринг. Фокус анализирует данные о компании из открытых источников и выдает ее рейтинг. Чем выше балл, тем более надежная организация. Сервис покажет, какие факторы повлияли на рейтинг.

Какие методы можно использовать для анализа поставщиков

С оценкой благонадежности разобрались. Теперь поговорим о том, как выбрать поставщика с лучшими условиями для эффективного сотрудничества. Для этого применяют один из четырех методов:

Метод рейтинговых оценок. Сначала в компании разрабатывают систему оценки: определяют критерии отбора и их ценность. Затем поставщикам выставляют баллы, для сотрудничества выбирают ту, которая набрала больше всего очков.

Метод оценки затрат. Весь процесс покупки и поставки делят на этапы, для каждого рассчитывают издержки. Например, оценивают расходы на закупку товара, транспортировку, хранение продукции, оформление документов. Побеждает тот поставщик, при работе с которым издержки будут меньше всего.

Метод доминирующих характеристик. Для оценки выбирают один самый важный для компании критерий, например, низкая цена, лучшие отзывы или высокое качество. Какая компания больше всего соответствует показателю, с той и заключают сделку.

Метод анализа иерархий. Оценку поставщику дают разные подразделения компании. Например, инженеры анализируют качество продукции, юристы — условия договора, бухгалтеры — своевременность оплаты и подготовки закрывающих документов, менеджеры — простоту коммуникации. Оценки подразделений складывают и определяют лучшего контрагента.

Чаще всего применяют метод рейтинговых оценок из-за простых и быстрых расчетов. Остановимся на нем подробнее.

Какие критерии важны при выборе поставщика

Критерии оценки поставщиков для анализа методом рейтинговых оценок могут быть разными в зависимости от конкретного бизнеса. Вот перечень возможных параметров:

• Качество товаров. На него могут влиять процент брака в поставках, наличие сертификатов и деклараций, соответствие продукции требованиям заказчика.
• Стоимость. Оценивается в сравнении с предложениями других поставщиков.
• Надежность поставок. Учитываются отклонения поставщика от графика поставок, случаи срыва сроков, полнота поставляемых партий.
• Условия доставки. Имеет значение, как заказчик получит товар: заберет сам, или поставщик привезет его бесплатно.
• Условия оплаты. Как проходят расчеты с поставщиком: нужна ли предоплата и в каком размере, есть ли отсрочка платежа и на сколько дней, возможность кредитования или рассрочки.
• Гибкость поставок. Оценивается, учитывает ли поставщик пожелания заказчика по условиям, возможность внеплановых поставок, отзыва заявки на поставку, изменения сроков.
• Удовлетворение претензий. Лучшими будут те поставщики, которые быстро реагируют на претензии, готовы заменить часть бракованного товара или возместить дополнительные затраты.
• Поддержка. Учитывается, есть ли в компании служба поддержки, насколько просто с ней связаться, часы работы, оперативность решения проблем.
• Другие критерии: обучение от поставщика, ассортимент, гарантии, электронный документооборот.

Система оценки поставщиков

Когда критерии оценки поставщиков товаров определены, следующий шаг — установить систему оценки. Можно выбрать пятибалльную или десятибалльную систему, когда по каждому параметру поставщик получает очки. Чтобы оценки были объективными, пропишите заранее, сколько баллов в каком случае получит контрагент. Например, в рамках критерия «условия доставки» распределять очки можно так:

• поставщик сам доставляет товар бесплатно — 3 балла
• поставщик доставит товар за дополнительную плату — 2 балла,
• доставки нет, только самовывоз — 1 балл.

Оценка по критерию «качество товара» может выглядеть так:

Чтобы оценка поставщиков отвечала потребностям бизнеса, критерии выбора ранжируют в зависимости от значимости. Для этого компания выбирает важные для нее критерии оценки поставщиков и каждому присваивает вес. Затем выставляет поставщику балл по каждому показателю и умножает его на коэффициент значимости.

Например, компания оценивает поставщика по трем критериям: качество товара, надежность поставок, цена. Для нее важнее всего низкая стоимость закупа, этому критерию присваивают коэффициент 0,5. Потом идет качество — 0,3 и надежность — 0,2. Сумма всех коэффициентов равна 1. Если по критерию цены поставщик получает оценку три, компания умножает его на 0,5 — и в результате получается 1,5 балла.

Как посчитать рейтинг поставщиков

Поставщикам выставляют оценки по каждому критерию, а затем их суммируют. Из общих оценок формируют рейтинг, чтобы было видно соотношение компаний между собой.

Поставщиков можно ранжировать в зависимости от количества очков. Например, 0-3 — неподходящий поставщик, 4-7 баллов — приемлемый поставщик, 8-10 баллов — эффективный поставщик. Исходя из этого, выстраивают стратегию работы с каждой группой: в первую очередь сотрудничают с компаниями с высокими баллами рейтинга, средние привлекают, когда не хватает первых, а от сделок с ненадежными отказываются.

Пример анализа поставщиков

Разберем оценку поставщиков на примере. Молочную продукцию продуктовому магазину «Копеечка» поставляют три фирмы. Товар не пользуется особым спросом, поэтому решили сократить линейку молочки и оставить только одного поставщика. Чтобы выбрать лучшего, за основу возьмем три параметра: цена, качество, надежность поставок. Особенно важна бесперебойность поставки каждую неделю, поэтому у критерия надежности коэффициент — 0,5, у качества — 0,3, у цены — 0,2. Оценки ставим по пятибалльной системе.

Из таблицы видим, что больше всего баллов у компании «Молоко плюс», с ней магазин продолжит работу.

При выборе контрагентов важно оценивать как надежность организации, так и условия поставок. Комплексный анализ поставщиков поможет заключить сделку безопасно, снизить риски и прийти к эффективному сотрудничеству.

При работе с большим количеством контрагентов рекомендую ориентироваться не только на факторы благонадежности, но и на скорость и удобство проверки. Контур.Фокус упрощает эту работу за счет автоматизации: скоринга, экспресс-отчета и интеграции с CRM-системами.

Коротко о главном

Каждая компания самостоятельно принимает решение о сотрудничестве с поставщиками. Это зависит от специфики бизнеса и целей организации. Рекомендуем помнить о следующем:

1. Оценка поставщиков должна помогать в выборе самого эффективного контрагента среди всех предложений.
2. Обязательно проверяйте регистрационные данные поставщика, оценивайте риски банкротства и ликвидации, изучайте сведения о финансах, исполнительных производствах и судах.
3. Разработайте собственную систему критериев для быстрого отбора бизнес-партнеров.

Автор: Полина Романовских